In moltissime PMI italiane la tesoreria vive dentro un foglio di calcolo: una scheda per i conti, una per le scadenze, una per l'IVA, e una persona — spesso una sola — che sa come funziona. Finché va tutto bene, regge. Il problema è che la tesoreria serve esattamente nei momenti in cui non va tutto bene.
I tre lavori della tesoreria
Sapere quanto hai. Sembra banale, ma con più conti correnti, carte e incassi che arrivano su circuiti diversi, il «saldo complessivo di oggi» è già un dato che richiede lavoro manuale. Se per averlo servono venti minuti, nessuno lo guarda tutti i giorni.
Sapere cosa entra e cosa esce. Il cashflow previsionale — incassi attesi, fornitori da pagare, F24, stipendi — è la differenza tra scoprire un problema di liquidità e prevederlo con sei settimane di anticipo. Con sei settimane di anticipo si parla con la banca; con tre giorni si fa cassa svendendo margine.
Non perdere scadenze. Fatture attive da incassare, passive da pagare, rate e adempimenti: ogni scadenza persa è un costo secco (interessi, more) o un danno commerciale (il fornitore che non si fida più).
Dove il foglio di calcolo si rompe
Excel non ha colpe: è lo strumento sbagliato per un processo continuo. I punti di rottura sono sempre gli stessi: i dati vanno reinseriti a mano (e ogni reinserimento è un errore possibile); il file vive sul computer di una persona e non è mai aggiornato per gli altri; la riconciliazione con l'estratto conto è un lavoro di fine mese invece che un fatto quotidiano; e quando l'azienda cresce, il file cresce fino a diventare ingestibile.
Cosa cercare in un'alternativa
Una gestione moderna della tesoreria per una PMI dovrebbe dare: collegamento diretto ai conti (i movimenti arrivano da soli), uno scadenzario unico per attivo e passivo, un previsionale di cassa che si aggiorna quando cambiano i dati, e l'integrazione con la fatturazione elettronica — perché in Italia le fatture passano dallo SdI, e ricopiarle a mano è un anacronismo.
Il criterio di scelta più onesto: se domani la persona che tiene il file andasse in ferie per un mese, l'azienda saprebbe ancora quanto ha in cassa?
Grem sviluppa Aurea, la tesoreria per le PMI italiane: conti, movimenti, cashflow, scadenze e fatture elettroniche in un unico posto, senza fogli di calcolo.